ページの先頭です。 メニューを飛ばして本文へ
現在地 トップページ > おおいたの労働 > 大分県テレワーク優良事例をご紹介します!

本文

大分県テレワーク優良事例をご紹介します!

印刷ページの表示 ページ番号:0002194189 更新日:2023年1月27日更新

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用し、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方を指し、リモートワーク、フレキシブルワークと呼ばれることもあります。
テレワークには様々なスタイルがあり、働き方で分けると「雇用型」と「自営型」、コワーキングスペース※1やサテライトオフィス※2などで行う「モバイル型」と「在宅型」の4つに分けることができます。

現在、「働き方改革」としてテレワークの活用が広まっており、生産性の向上や多様な人材の確保にもつながっています。

今回ご紹介する事例は、いずれも働き方改革の推進にテレワークを効果的に導入している県内事業所の優れた取組です。
働き方改革におけるテレワークの必要性や導入のメリットなど、ぜひ今後の導入の参考例としてご活用ください。

計6社紹介予定、随時更新します。

※1 コワーキングスペース・・・出張先等で仕事をするための他社共有型のスペース
※2 サテライトオフィス・・・企業または団体の本拠から離れた所に設置された自社オフィス

令和2年度版「大分県テレワーク優良事例集」もあわせてご覧ください☆ [PDFファイル/2.09MB]

株式会社ザイナス

 

株式会社ザイナス

株式会社ザイナスは、AIやI0T、衛星データなどのシステム開発、ソフトウエア開発を中心に最近では防災、減災のプラットホーム作りなどにも対応。また、2021年6月に教育事業部を立ち上げるなど、さまざまな分野での情報通信業を行うIT企業です。東京にも本社があります。

今回、会社の採用に携わる、人事部チームリーダーの薬師寺さんにお話しを伺いました。

世の中のニーズにマッチした採用を行うことで 優秀な人材を獲得

薬師寺さん画像

コロナウイルスの蔓延をきっかけに2020年1月頃からテレワークを導入し、東京本社の社員が全員テレワークを始めたことで全社に広がりました。元々テレワークに対し積極的に取り組んでいたわけではなかったので、スタート時は知識もなく、右も左も分からない状態。部長クラスを中心に推進チームを立ち上げ、テレワークをする上でのリスクとして考えられるものを洗い出しながら、手探りで規定規程を作っていった状況でした。

具体的には勤怠管理システムに新たにテレワークというチェック項目を設け、在宅勤務規程を作ることで、自宅の水道・光熱費、通信費を按分するようにしました。これまで持ち出しを許可していなかったパソコンも、セキュリティソフトを導入し、持ち出せるようにしています。セキュリティを担保した状態で社外から社内ネットワークにアクセスできるVPNを増設し、それと同時にクラウド化を現在も進めています。

テレワーク実践のポイントは「社員を信じること」。さまざまな不安はありましたが、従業員を信じて導入したところ、想定したような不都合は起こりませんでした。弊社では社員のアウトプットを重視しているので、管理ツールなどは不要だと考えています。ただ生産性が上がらなかった場合には、原因を探ることは必要だと思います。

薬師寺さん画像

現在、特にIT企業ではテレワーク不可での採用が難しくなっています。弊社はテレワークを導入してから採用の幅が広がりました。テレワークやフルリモートという働き方に魅力を感じての応募が増え、UターンやIターン就職、長野、北海道、アメリカからなど、国内外遠方在住のフルリモート社員も在籍しています。海外在住でもスキルがあって日本企業に勤めたい、日本人と仕事をしたいという希望を持った優秀な人材を取り込めるようになってきました。テレワークで働きたいというニーズに対し、柔軟な対応ができるということが、企業の価値向上につながると思います。 (写真=コレジオ大分1Fコワーキングスペース「OWNSPACE」では社員がリモート会議やテレワークをすることもあります。)

社員が豊かな人生を送れるように多様な働き方を推進したい

新入社員の中には、一度も他の社員と顔を合わせたことがないという事例があります。また採用面でも、オンラインでの面接ではなかなか人柄がつかめず、研修後は仕事への取り組みをリアルで見ることができないためフォローが行き届かず、残念ながら退職に至ったケースもあり、フルリモートでの採用の難しさや課題を感じています。働き方に関しても、スキルがない人にはフルリモートは難しいことに加え、教育やコミュニケーションの問題もあり、東京本社に比べて大分本社では若手社員にかなりの頻度で出社してもらっています。

現在日常的にテレワークを行っているのは全体の1/3程度なので、今後は社員にテレワークという選択肢があることをさらに周知させなければなりません。大分でも週2日テレワークを推奨している部署もあります。そういった動きを各部署に広げていきたいと思っています。

一方、対面でのコミュニケーションを大切にしたいというテレワーク未経験の社員もいますので、働き方を選べるようにしています。退職希望者を引き留める目的で提案するのではなく会社の制度として、個々の考え方やライフプランの変化に合わせて、多様な働き方として提示していきたい。そのような相談に対して、社員のスキルに合わせたテレワークの提案ができるように導入を推進しています。

テレワーク導入を検討している企業へ薬師寺さんから一言

薬師寺さん

テレワークを働き方の選択肢の一つとして捉え、まずは無理をせずできる ところから小規模で始めてみるのがいいと思います!

会社概要

企業名株式会社ザイナス
事業内容システム、ソフトウエア開発
設 立2000年5月
所在地 〒870-0839
大分市金池南1-5-1 コレジオ大分5F
TEL 097-547-8639
URLhttps://zynas.co.jp/

※ 2022年10月現在

伸和建設株式会社

伸和建設株式会社

河川改修や橋梁工事などの土木工事から、住宅や病院、学校などの建設工事の企画・提案・設計・施工までトータルで請け負う総合建設業。グループ会社では特別守る老人ホームなど介護事業にも進出、確かな技術で街の将来を作り続けています。

現場作業の効率化で生じる
 
さまざまなメリットをプライベートに還元

平山さん画像

現場監督の仕事は、文字通り工事現場が主な仕事場となります。現場を重視してほしいという工事発注者の意向もあり、朝8時の朝礼から17時、18時の終業まで、ほぼ現場にいます。現場監督業務の空き時間では処理しきれない提出書類作成や、会社に戻らなければできない書類の印刷などがあり、それらの作業が滞ると工事全体の工程に影響を与えてしまうのが悩みの種でした。しかし、土木工事の施工管理をサポートするシステムの存在を知り、会社に導入を進言しました。大分県のテレワーク助成金や、サテライトオフィスにおける働き方改革のための支援が受けられるタイミングだったのもラッキーでした。

ソフト導入後は、写真を撮影する、作った構造物の長さと幅、高さを入力するなど、簡単な入力を一度行うだけで、さまざまな図表をソフトが自動的に組み上げてくれます。受注した時に作成する施工計画書から出来形管理図表まで、連動して組み上がるのはとても助かります。度数表やヒストグラムなども、都度入力しなくてもソフトが自動的に作ってくれるので、私の感覚的には作業時間が半減したように思います。オプション機能の中にあるCADソフトのように、従来のものと操作が微妙に違い、一から習得し直さなければならないものもありましたが、効率的に仕事ができるようになったので満足しています。このタイミングで会社から一人一台のパソコン貸与が行われ、それぞれにプロダクトキーを購入してもらえたので、会社に戻ってライセンス認証をし、印刷をしてまた現場に戻るといった非効率的な作業をすることもなくなり、現場によっては、会社との往復で最大2時間も時短できるようになりました。

平山さん画像 現場の工程は、一つできあがったら発注者による検査が入るといった具合に、段階的に進んでいきます。書類作成から検査のステップが円滑に進むことで、職人さんからは「無駄な待機時間がなくなり、現場に常駐できるようになった」「現場を掛け持ちする必要がないので、準備や道具の運搬の手間が減った」など、変化を歓迎する声が上がっています。弊社としても、人手不足の昨今に職人さんを確保でき、多くの職人さんが弊社管理の現場に継続して参加してくれることを、大変ありがたく思っています。

(写真=「土木工事の管理一式を効率化するソフトですが、まだ導入できていない機能もあるので、さらに勉強してフル活用できるようになりたいです」と平山さん)

工期の短縮により
 
年間休日の目標を達成

風景画像

会社全体で働き方改革を推進していくなかで、勤務時間や出勤日数などオーバーワークにならないように、人員配置や仕事バランスについて細かく指導をしてきました。しかし現場の作業は天気に影響されるため出勤日数が増えがちで、総務など事務方の仕事が年間休日105日なのに対して工務部は87日と差があり、大きな課題となっていました。しかしシステムの導入により作業が効率化され、工期の短縮ができたことで、すべての社員が年間休日105日という目標を達成することができました。工期短縮に伴い、工事機械のリース代をはじめとする経費が削減されたのも大きなメリットになります。テレワークで課題とされるコミュニケーションですが、もともと現場仕事が主なため希薄になりがちということもあり、レクリエーションなどを取り入れて補っていました。しかしグループ会社で特別守る老人ホームなど福祉施設を経営しており、そこの社員との兼ね合いもあってコロナ禍の現在、県外に出たり、会食したりできないためコミュニケーション不足が新たな課題となっています。

(写真=ここでは国家資格の取得サポートも万全。「資格を持つことにより、会社に貢献できるのはもちろん昇給もできます」と建設業経理士2級を持つ高島さん。)

会社概要

企業名伸和建設株式会社
事業内容建築工事及び土木工事の設計施工
設 立1979年8月6日
所在地 〒871-0025
中津市大字万田648番地1
TEL0979-23-7733
URLhttps://www.shinwa-kensetsu.info/

※ 2022年11月現在

株式会社 古城

株式会社 古城

社員のウェルビーイングのために多様な働き方を推進

2022年度で創業70周年。建設及び測量設計業様へのデジタル化ご支援(建設ICTグループ)と一般企業様へのDX化ご支援(TXチーム・DX推進チーム)という二つの事業を柱として、デジタル化への取組に邁進、地元企業の皆さんの発展に貢献する会社を目指します。

全社員にスマートフォンを貸与し

チャットツールで連携を図る

井尾さん画像

テレワーク導入への取り組みは以前から少しずつ始めていましたが、新型コロナウイルス感染拡大で一気に拍車がかかりました。まず社内環境の整備からスタートしようと、ビジネスチャットツールを導入し、テレワークをする社員も、出社する社員も、スムーズに連絡が取り合える環境を作りました。さらに、全社員に会社のスマートフォンを貸与したことで、セキュリティー面でも安心して進められるようになりました。

社内では業務担当の女性社員4名が、事務や外部からの電話対応などを受け持っていますが、彼女たちが交代でテレワークを取り入れることができる環境作りにも取り組んでいます。まず会計の基幹システムをクラウド化して、どこからでもデータを取り出せるようにしたこと。さらに、お客さまからの電話を会社貸与のスマートフォンを使って自宅で受け、社長や営業担当者に内線のような形でつなぐことができる仕組み作りも現在進めているところです。スマートフォンなどの設備投資には、大分県の「中小企業等テレワーク導入推進事業補助金」を活用させていただきました。

女性画像 営業の仕事は比較的テレワークが取り入れやすいため、コロナ感染者が急増した際に推奨して、進めてきました。事前に必ず申請書を提出し、「どういう理由で、何の業務をテレワークで行うのか」ということを明確にした上で、生産性の上がるテレワークに取り組んでいます。テレワークを取り入れることで、自宅からお客さまの所に直行したり、会社から持ち帰ったパソコンで見積書や提案書を作成して送ったりすることもでき、必要な場合は営業車の貸与もしています。書類のペーパーレス化にも挑戦中で、まず社内文書から取り組んでいるところです。 テレワークのスケジュールについては、チャットツールを使って各グループのマネージャーが社員の希望を聞き、営業と業務担当で連携を図りながら、毎月のスケジュール表を作成。それを全員で情報共有しています。

仕事の効率化やリクルートに

テレワークが大きく貢献

佐藤さん画像

テレワークを進めてよかったことは、社員全体に時間管理の意識が出てきたこと。特に営業は、移動距離が短くなり、打ち合せもオンラインで行うことで仕事の効率が上がって、残業時間も大幅に短縮できました。遠方から通勤している社員は、通勤の負担が減って助かっています。道路が渋滞する時間帯の通勤を避けたり、半日だけ休んで子どもの学校行事に参加したりするなど、多様な働き方・休み方ができるようになったのも、テレワークの影響が大きいと思います。このように残業時間は短縮しながら、コロナ禍にもかかわらず毎年増収・増益が達成できており、最終的には「残業時間ゼロ」が目標です。

またテレワーク導入のおかげで、リクルートにも予想以上の反響をいただいています。今は「テレワークができる会社しか選ばない」という学生も多いので、今後はテレワーク(弊社では「スマートワーク」という言葉を使っています)への取り組みを、会社PRの一環として発信していきたいと考えています。

テレワークを利用して業務を進める上で大切なのは、情報共有体制を確立すること。現在、データベース型の業務アプリを構築するクラウドサービスを利用して、社員全員が過去のデータをほしい時に取り出し、商談などに活用していく取り組みを始めています。全体朝礼やマネージャーの朝会などはすべてリモートで行っていますが、そんななかでリアルなコミュニケーションをどう図っていくかが課題。チャットツールだけでは難しいので、今後はワンオンワンミーティングを活性化していきたいと考えています。2022年8月には経済産業省のDX認定を取得し、社長が社員に向けて、会社は何のためにDXを進めるのかというプレゼンテーションを行いました。私たちが将来目指すものは「ウェルビーイング」、すなわち社員の物心両面の幸せです。働き方改革はその一環であり、テレワークはそのための一つのきっかけと考えています。

今後テレワークの導入を目指す企業の方も、テレワークのやり方を社員に伝えるだけでなく、最終的な会社のビジョンを伝え、なぜテレワークなのかという理解を促すことが大切だと思います。また必要最低限の機材を会社から貸与できる環境を作ってあげることも必要。今はさまざまな補助金もあるので、アンテナを張って情報をキャッチし、ぜひ挑戦していただければと思います。

会社概要

企業名株式会社 古城
事業内容建設・測量ICTソリューション、DX化
設 立1952年
所在地 〒870-0026
大分市金池町5-2-2 (本社)
TEL 097-533-1196
URLhttps://www.kojoh.co.jp

※ 2022年11月現在

株式会社THINK-DO.BE

株式会社THINK-DO.BE

生産性向上と社員の負担軽減
創業時からテレワークを推進

クライアント企業のバックオフィス業務、経理や人事、総務など仕事のデジタル化を推進することで、社内業務の効率化をサポート。また経理業務の代行や補助金、助成金などの提案や申請の支援を行っています。

業務の効率化の実現と
コミュニケーションの必要性

松田画像

2019年の創業当時から、テレワークやデジタル化の導入に取り組んでいます。テレワークが可能な業種だったのもありますが、通勤にかかる時間を業務に充てることができれば、生産性の向上が期待でき、スタッフの負担も軽減できると考えてスタートしました。翌年、新型コロナウイルスの感染拡大で、政府のテレワークやDX推進の動きも加速。結果として弊社の方針と、世の中の流れが合致しました。

テレワークを導入するにあたり、事前の情報収集はしていません。会計ソフト自体がクラウド化されるなど、働く場所を選ばない環境が整ってきた中で「自分たちの働き方」を考え、工夫しました。実際導入したところ、業務の効率化は実現できた反面、コミュニケーション不足に陥り、人間関係がギクシャクしたり、業務依頼がしづらくなったりするデメリットも。業務に関わることだけをテキストでやり取りする関係になってしまうと、人間関係の構築ができず、仕事に支障をきたすことがありました。そこで「完全なテレワークは難しい」という結論に至り、週一回は必ず顔を合わせ、同じ空間の中で仕事をするというルールができました。

現在出社するかしないかは、スタッフの判断に任せています。半数は事務所で仕事をすることを選んでいますが、それぞれ「どうしても自宅では集中できない」「印刷が必要だ」「ミーティングがしたい」などの理由があるようです。弊社では、別府市内に借りているコワーキングスペースの利用や、支給したWi-Fiを使って、公園やカフェなどで仕事をすることもできると提案しています。また、印刷する機会が多い業務の事務員には、プリンターを支給しています。

採用活動や顧客満足度向上に
テレワークが大きな効果を

松田画像

テレワークを導入したことが、会社のブランディングにつながったという実感はあります。就職活動をしている人には、「在宅で働ける」ことは魅力的に感じるようです。子育て中の女性スタッフも、その点に魅かれたと言います。現在、自営型テレワーカーなど、個人事業主20人ほどに業務を委託していますが、子育て中の方が多いことからも働く方のテレワークに対する需要がうかがえます。

お客さまとの時間が、より確保できるようになったこともメリットです。今までは、社内での入力業務などに多くの時間を割いていましたが、それらをテレワークで行ない、デジタル化によって入力作業そのものを減らすことができました。結果として、顧客満足度が上がり、新たな受注につながるなど大きな成果が上がっています。

一日の時間の使い方も工夫しています。弊社の就業時間は一般的な企業とは異なり、7時~16時になります。「頭を使う仕事なので、脳がよく働く午前中を大切にしたい」という考えと、出社する場合も渋滞に巻き込まれないというのが狙いです。昼休憩も11時からなので、ランチタイムの混雑を避けられます。無駄な時間を過ごさないと意識することで、一日30分から1時間の時短が期待でき、その時間をプライベートの充実や、試験勉強などキャリアアップのために充てることができます。

現在新たに導入中なのが「ワーケーション制度」。在宅やレンタルオフィスではなく、働きながら休暇を取る過ごし方です。もちろん事前申請は必要で、行動計画書などを提出してもらいますが、移動時間も公共交通機関などを利用する分には就業時間としてみなしています。

今は「業務効率化」を重視して、テレワークや就業時間などを会社から提案している状態。「やりづらい」とか、「こうしてほしい」などという意見もあると思います。そのような口にしづらいことも言える環境づくりを整備していくことが、これからの課題です。「働き方改革」は一緒に作り上げていくもの。双方にとって良い環境でないと、スタッフはついてきてくれないと考えています。 また、弊社は他の会社にデジタル化を推進していく立場ですが、デジタル化に必要な技術ばかりではなく、まずは現在の働き方に対する無意識の思考パターンや固定化された考え方の変革など、企業自身の意識改革から手掛けていきたいです。

会社概要

企業名株式会社THINK-DO.BE
事業内容企業経営コンサルタント、総務業務請負、DX化サポート、
資金調達支援
設 立2019年
所在地 〒870-0938
大分市今津留2丁目1番27号 ラトゥール今津留302
TEL097-535-8311
URLhttps://www.think-do-be.jp/lp/index.html

※ 2022年12月現在

Adobe Reader

PDF形式のファイルをご覧いただく場合には、Adobe社が提供するAdobe Readerが必要です。
Adobe Readerをお持ちでない方は、バナーのリンク先からダウンロードしてください。(無料)